Nota editorialEste artículo pertenece a la serie Cómo ser productivo de Tim Challies, escrita originalmente en inglés y traducida para Soldados de Jesucristo.


Hoy continúo con mi serie de artículos que trata sobre la productividad desde una perspectiva bíblica. Gracias a todos los que se han mantenido leyendo en lo que se ha convertido en una serie bastante larga.

Quisiera agradecer de una forma especial a todos los que me han dado su opinión. Me ha animado saber de personas que están empezando a explorar la productividad (muchas de ellas por primera vez) y que están intentando utilizar nuevas herramientas e implementar nuevos procedimientos. Estoy particularmente interesado en recibir comentarios de las mujeres. Escribo desde una perspectiva masculina y estoy limitado en mi entendimiento de los desafíos particulares que enfrentan las mujeres en su búsqueda de productividad. Así que si eres mujer y has estado leyendo e implementando algunas de estas ideas, por favor ve a mi pagina de facebook Tim Challies en Español y deja cualquier comentario que creas que yo pueda encontrar útil. Esto es especialmente cierto si eres una madre que está tratando de buscar la productividad en medio de todo el ajetreo de la administración del hogar.

Anteriormente en la serie dije que la productividad depende en gran medida de cuatro herramientas: herramientas de información, herramientas de planificación, herramientas de administración de tareas y herramientas de comunicación. Hoy quiero centrarme en la herramienta de planificación. Es hora de considerar los calendarios.

Lo que va en tu calendario

Debemos iniciar una vez más volviendo al principio controlador de la organización: Un lugar para todo y todo en su lugar. Lo que se parece va junto y junto todo lo que se parece. El calendario es el hogar adecuado para algo, pero ¿para qué? Hablemos de eso. 

Ya hemos encontrado un lugar para la información -una herramienta de administración de información-, y un lugar para las tareas -una herramienta de administración de tareas-. Esto deja al calendario como el lugar apropiado para eventos, reuniones y citas. Si necesitas recordar algo que ocurre a una hora y en un lugar determinado, es un candidato ideal para el calendario. Estas son las únicas actividades que pertenecen a tu calendario. 

Esto puede marcar un cambio significativo para ti. Es muy probable que en el pasado hayas confiado en tu calendario como el lugar para tus obligaciones y tareas. Sin embargo, confío en que los artículos anteriores te hayan mostrado el valor del programa de administración de tareas y hayan demostrado cómo ofrece una solución más efectiva. Una vez que haya movido las fechas límites y las tareas a su lugar adecuado, tu calendario se quedará con todos esos eventos, reuniones,citas, y con suerte eso será todo. 

Si esta es su primera experiencia usando un calendario y un programa de gestión de tareas, es probable que experimentes cierta tensión al principio. A menos que tengas cuidado, estas dos herramientas se solaparán mutuamente.

Consideremos algunos asuntos diferentes y veamos si pertenecen al calendario o a la gestión de tareas:

  • Cita con el médico el lunes a las 9 de la mañana. 
  • Esto va en tu calendario porque es una cita que requiere que estés en un lugar específico a una hora específica.
  • Comprar calcetines nuevos. Esto va en la gestión de tareas porque es una acción, no un evento, una reunión o una cita.
  • Abrir una nueva cuenta bancaria. 
  • Esto va en la gestión de tareas porque es una acción; aunque eventualmente puede haber una reunión asociada a la acción, por el momento es una tarea.
  • Conferencia telefónica el miércoles a las 4 PM. Esto va en el calendario porque es una reunión y requiere que estés en un lugar específico a una hora específica. El manuscrito del libro debe ser entregado. 
  • Esto va en la gestión de tareas porque es una tarea o proyecto, no un evento, una reunión o una cita.

Esos ejemplos son todos bastante sencillos. A veces, sin embargo, tendrás que crear citas en el calendario y tareas o proyectos en el programa de gestión de tareas. Considere estos ejemplos:

Estudio Bíblico. Asistes a un estudio bíblico semanal y se espera que dirijas el estudio una vez al mes. Crea un evento en tu calendario llamado “Estudio Bíblico” para cada miércoles a las 7 PM. Esto te recuerda que debes estar en un lugar determinado a una hora específica. También crea una tarea en tu programa de gestión de tareas llamada “Preparar el Estudio Bíblico”. Esto te recuerda que necesitas prepararte para ese estudio bíblico. El calendario asegura que has marcado la hora, y la tarea asegura que te acordarás de prepararte para ella.

Preparar los impuestos. Tú eres responsable de enviar por correo tu información de impuestos. Para ello, debes preparar la documentación y luego reunirte con tu contador. Crea un evento en tu calendario llamado “Reunión con el Contador” para el jueves a las 2 PM. Esto te recuerda que debes estar en un lugar determinado a una hora específica. Crea una tarea en tu programa de gestión de tareas llamada “Prepara los impuestos”. El calendario asegura que has reservado el tiempo para reunirte con el contador, y la tarea asegura que estarás adecuadamente preparado.

Usando Recordatorios

Uno de los grandes beneficios de los calendarios electrónicos es que pueden alertarte de eventos, reuniones o citas inminentes. Cuando creas un evento en el calendario, asegúrate de establecer las alarmas apropiadas. Si necesitas conducir a través de la ciudad para una cita, puedes establecer una alarma 30 o 60 minutos antes de que empiece. Si tienes una reunión a las 6:30 de la mañana, puedes poner una alarma con 12 horas de anticipación para que planifiques tu hora de acostarte y tu rutina de la mañana apropiadamente. Las alarmas suponen que tendrás algún tipo de dispositivo electrónico contigo cuando la alarma ocurra. Si no es así, tendrás que encontrar una solución alternativa.

Si sigues una revisión diaria (ver mi artículo sobre el programa de gestión de tareas), mirarás los eventos de tu calendario cada mañana para asegurarte de que has establecido las alarmas adecuadas.

Flujo de trabajo

Cuando tu calendario está configurado como he descrito aquí -cuando sólo contiene eventos, reuniones y citas- proporciona información crítica que te permite planificar adecuadamente tu día. Como un componente importante de tu revisión diaria, empezarás cada día mirando tu calendario y viendo cuánto tiempo está dedicado a eventos, reuniones y citas. El tiempo que queda es el tiempo que puedes comprometerte a completar las tareas y seguir adelante con tus proyectos. Si estás en la oficina de 9:00 a 5:00, y tienes reuniones de 9:00 a 11:00 y de 1:00 a 1:30, tendrás una idea de cuánto tiempo está disponible para las tareas y proyectos, y podrás planificar apropiadamente. Si eres una ama de casa y sabes que tu hijo duerme la siesta de 12:00 a 1:00 y que tienes que buscar a los otros niños en la escuela a las 3:00, podrás saber cuándo puedes planear mejor cuando hacer las compras, la limpieza, y la llamada telefónica con la joven a la que estás aconsejando.

Hay un arte y una ciencia involucrada aquí. Cuando miras el día que viene estás haciendo una predicción sobre el futuro, y dado que no eres Dios, puedes equivocarte. El pastor puede tener que hacer una visita inesperada al hospital, la ama de casa puede tener que recoger a un niño enfermo de la escuela, el gerente de Finanzas puede ser convocado por su jefe a una reunión no planeada, la estudiante puede encontrarse profundamente involucrada en una conversación evangelística que va mucho más allá de lo que ella esperaba. Debido a que nuestras vidas son propensa a la interrupción y a la reorientación, tenemos que llevar nuestros planes de forma flexible, confiando en que Dios es bueno y soberano. Todo el tiempo necesitamos recordar que no existimos para hacer las cosas, sino que existimos para glorificar a Dios haciendo el bien a los demás.

Sub Calendarios

Quiero darte un consejo opcional sobre otra forma práctica de usar el calendario. Los llamo “sub calendarios”.

La mayoría de mi semana laboral es en la iglesia, y mi tiempo en la iglesia puede ser dividido en tres énfasis: Administración, Creatividad y Personas. Administración describe las tareas administrativas que consumen parte de mi semana: crear agendas de reuniones, supervisar las instalaciones y el equipo de la oficina, mantener las políticas de la iglesia, etc. Creatividad describe el trabajo creativo de preparar sermones y otros materiales, principalmente para nuestros servicios de la iglesia. Personas describe el tiempo que paso con la gente, el discipulado, la mentoría, e incluso nuestros servicios de adoración dominical. Todas mis tareas y proyectos relacionados con la iglesia pueden encajar bajo uno de esos tres encabezados.

Lo que hago es crear un calendario distinto para cada una de estas tres áreas. (Yo uso calendarios distintos para cada una de estas áreas simplemente para que cada una pueda ser un color diferente.) Luego divido mi semana de trabajo de acuerdo a eso. El gráfico adjunto da un ejemplo de un día con el calendario rojo siendo mi calendario “principal” y los otros 3 representando mis subcalendarios. De 8:00 a 2:00 me centraré en el trabajo creativo, así que he evitado reservar cualquier evento, reunión o cita en ese tiempo. Mi enfoque en ese tiempo será preparar el sermón para nuestro servicio del domingo por la noche y prefiero hacer ese trabajo sin interrupciones. De 2:00 a 4:00 me concentraré en la administración y tendré dos citas administrativas en ese tiempo. De 7:00-9:30 es tiempo dedicado a la gente y es cuando tenemos nuestro servicio de media semana. Cada día muestra un desglose diferente de mi tiempo. Los jueves, por ejemplo, se dedica mucho más tiempo a la gente, a las reuniones individuales, etc. Los viernes tienden a ser pesados en el trabajo creativo mientras doy los últimos toques a los sermones.

La razón por la que se me ocurrió hacer estos subcalendarios es que encontré el trabajo con las personas y el trabajo administrativo solapándose con el tiempo que necesito para dedicarme al trabajo creativo. De alguna u otra manera, ese trabajo creativo recibía constantemente muy poca atención. Los subcalendarios me ayudan a programar eficazmente las reuniones y citas en los momentos más apropiados.

Conclusión

Permíteme terminar con esto. Eliminar las fechas límites de entrega de tu calendario y ponerlos en la gestión de tareas puede ser intimidante. ¡Pero ten ánimo! Está bien desarrollar tu sistema lentamente y, por un tiempo, mantener tus fechas límites de entrega tanto en tu calendario como en tu programa de gestión de tareas. Estoy describiendo mi sistema el cual funciona muy bien para mí, pero quiero reiterar que, eres libre de adaptarlo para que se ajuste a tu vida y a tu contexto. El principio más importante es desarrollar un sistema digno de tu confianza. Definir lo que significa tener “Un lugar para todo y todo en su lugar. Lo que se parece va junto y junto todo lo que se parece”. y mantenerlo lo más estrictamente posible.