Nota editorial: Este artículo pertenece a la serie Cómo ser productivo de Tim Challies, escrita originalmente en inglés y traducida para Soldados de Jesucristo.


 Me encuentro en un punto muy avanzado de la serie Cómo ser productivo, pero antes de ir más lejos, me gustaría hacer una pausa para hacer una revisión rápida. Comencé esta serie explicando qué es la productividad y por qué es importante. Luego hice que miraran su vida desde una perspectiva más amplia para poder dividirla en áreas de responsabilidad. Una vez que definiste esas áreas de responsabilidad, enumeraste los roles y proyectos específicos dentro de cada una de ellas y después trabajaste en algunas breves declaraciones de misión que definen lo que quieres lograr en cada una de ellas. En el artículo más reciente expliqué las cuatro categorías de herramientas esenciales paran lograr la máxima productividad, y te dije las que utilizó. 

Hoy quiero explicar y demostrar la relación entre tus áreas de responsabilidad y tus herramientas (y por qué sería un gran error si omites el duro trabajo de definir esas áreas). En realidad están todas relacionadas entre sí. Tus herramientas sólo serán tan útiles como entiendas tus áreas de responsabilidad y los deberes y funciones que corresponden a cada una de ellas. En otras palabras, tus herramientas funcionan mejor cuando las combinas con una comprensión profunda de tus responsabilidades. 

A lo largo de este artículo y de los que siguen, les ayudaré a utilizar sus herramientas para desarrollar un sistema que les ayude a asegurarse de que prestan la atención adecuada a cada una de sus áreas de responsabilidad. Esa palabra sistema puede sonar intimidante, así que permítanme comenzar abordando el factor miedo. 

Vivir en sistemas

¿Qué es un sistema? Sé que se podría considerar incorrecto citar un diccionario, pero en este caso la definición del diccionario es muy útil. Un sistema es “un conjunto de cosas o partes conectadas que forman un todo complejo”. Un sistema tiene múltiples partes que trabajan juntas hacia un objetivo común. 

Imagina que se te encargó la construcción de un ferrocarril para transportar mercancías desde tu ciudad a una distancia de veinte millas. Tendrías que construir un sistema, y el sistema tendría que incluir todo tipo de componentes: vías, agujas, locomotoras, vagones, mecanismos para cargar los trenes, señales para controlar el flujo de tráfico, y mucho más. Este sistema estaría compuesto por una compleja colección de partes, pero una vez construido, funcionaría y se pondría en marcha como un todo. Si se construye bien, funcionará sin problemas y de manera eficiente.  

Pero tú no necesitas construir un ferrocarril, necesitas construir un sistema que te permita ser productivo. Un sistema de productividad es un conjunto de métodos, procedimientos y rutinas que te permiten ser más efectivo para saber qué hacer y para hacerlo con éxito. Un sistema efectivo implica identificar, desplegar y confiar en las herramientas apropiadas. Cuando funcionan conjuntamente, estas herramientas te permiten funcionar sin problemas y de manera eficiente, dedicando el tiempo y la atención adecuada a las tareas más importantes. 

El hecho es que, para ser productivo, necesitas un sistema. Necesitas construirlo, usarlo, perfeccionarlo y confiar en él. Tu sistema necesita ganarse tu confianza para que puedas depender de él, para recordar lo que necesita ser recordado, para alertarte sobre lo que es urgente, para dirigirte a lo que es importante, y para alejarte de lo que te distrae. 

Un principio de la organización

Nuestro sistema requerirá herramientas, y en un momento empezaremos a configurar esas herramientas.  

Pero primero quiero hablar de un principio de la organización que es importante y que nos servirá a varios niveles. Este principio se extiende a cualquier área de la vida: Un lugar para todo y todo en su lugar. Lo que se parece va junto y junto todo lo que se parece. Si aplicaras esto a toda tu vida (tu casa, tu oficina, tu ordenador) nunca más te encontrarás luchando por encontrar tu cartera, tus llaves, tus contraseñas o cualquier otra cosa.  

Cuando se trata de nuestras herramientas de productividad, queremos aplicar el mismo principio: Un lugar para todo y todo en su lugar. Lo que se parece va junto y junto todo lo que se parece. Esto significa que las citas deben ir a donde van las citas, la información debe ir a donde va la información, las comunicaciones deben ir a donde van las comunicaciones, y las tareas deben ir a donde van las tareas. Significa que la comunicación y las tareas no deben estar en el mismo lugar, y las citas y la información tampoco deben estar en el mismo lugar. 

También podemos ser más específicos en la aplicación de este principio. La información que es similar debe mantenerse en el mismo lugar. Las comunicaciones que son similares deben mantenerse en el mismo lugar. Esto significa que toda tu información sobre un área de responsabilidad debe mantenerse con la otra información sobre esa área de responsabilidad. Todas tus tareas relacionadas con un proyecto deben mantenerse con las otras tareas relacionadas con ese proyecto. 

Preparando las herramientas

En el artículo anterior identificamos cuatro tipos diferentes de herramientas: Herramientas de información, herramientas de programación, herramientas de comunicación y herramientas de gestión de tareas. Ahora quiero que hagas uso de  esas herramientas a la luz de tus áreas de responsabilidad. Úsalas según el mismo principio: Un lugar para todo y todo en su lugar. Lo que se parece va junto y junto todo lo que se parece. Nos concentraremos especialmente en nuestras herramientas de información y de gestión de tareas. 

Herramienta de información: Evernote

Comencemos con la herramienta de información. Utilizo Evernote para recopilar, gestionar y acceder a mi información importante. Si necesito recordar o acceder a la información en el futuro, lo hago a través de Evernote. Sé que puedes usar una herramienta diferente, pero el procedimiento de configuración que describo aquí debe ser lo suficientemente simple para ser adaptado. 

 Evernote imita un sistema de recolección de información del mundo real, y ofrece tres niveles de jerarquía. Tiene notas (piezas individuales de información) que van en cuadernos (colecciones de notas relacionadas). Los cuadernos pueden agruparse en pilas de cuadernos (colecciones de cuadernos relacionados). Todo es muy sencillo: las notas se combinan para formar cuadernos, y los cuadernos se combinan para formar pilas de cuadernos. 

Lo que quiero que hagas es crear una pila de cuadernos para cada una de tus áreas de responsabilidad. Dentro de cada pila de cuadernos, crea un cuaderno para cada una de tus funciones o proyectos. Puede que quieras tener más cuadernos que tan sólo tus áreas de responsabilidad, pero trata de no añadirlos innecesariamente; siempre que sea posible ten menos en lugar de más. 

Plan de Acción: Crea una pila de cuadernos para cada área de responsabilidad. Dentro de cada pila de cuadernos, crea un cuaderno para cada una de sus funciones, deberes y proyectos. 

Dentro de la pila de cuadernos familiares tengo estos cuadernos (entre otros): 

  • Familia: Cuidado espiritual (notas relacionadas con el liderazgo y el cuidado espiritual de mi familia) 
  • Familia: Hogar (notas relacionadas con mi hogar -la tarjeta de presentación de un buen plomero, el color de la pintura de nuestras paredes, etc.) 
  • Familia: Finanzas (información sobre nuestras tarjetas de crédito e hipoteca, etc.) 
  • Familia: Crecimiento familiar (información sobre ideas para futuras vacaciones, ideas para noches familiares, etc.) 

Nota: La convención del nombre “Familia:” me permite distinguir rápida y fácilmente entre un cuaderno de Finanzas en mi pila de cuadernos de Negocios (Negocio: Finanzas) y un cuaderno de Finanzas en mi pila de cuadernos de Familia (Familia: Finanzas).  

Comienza a agregar notas a sus cuadernos como creas conveniente. Las notas pueden ser de texto, pero también pueden ser gráficos, fotos, archivos de audio o cualquier otra cosa. Incluso puedes añadir documentos de Word, hojas de cálculo de Excel y muchos otros tipos de información compleja. Por ahora, sin embargo, concéntrate en tu configuración de Evernote; pronto veremos cómo  utilizarlo realmente en la práctica. 

Herramienta de planificación: Google Calendar 

Confío en Google Calendar como mi herramienta de planificación. Tendré que ser un poco menos específico en mis instrucciones para configurar tu calendario, y eso es porque nuestras vidas son muy diferentes y tu calendario tendrá que reflejar tu vida. Cuantas más reuniones y citas tengas, más importante será dedicar mucho tiempo y planificación a la creación de tu calendario. Si tienes muy pocas citas programadas, tu calendario puede ser básico y de baja prioridad. 

Tu calendario debe ser usado principalmente para eventos, reuniones y citas que ocurren a una hora determinada o a una hora y lugar determinados. No es una lista de tareas, así que no uses tu calendario para recordarte que el 20 de octubre quieres trabajar en el primer capítulo de tu nueva novela (que es una tarea). Pero úsalo para recordar que tienes un desayuno de 8 AM con Bob (que es una cita). 

Deberás determinar si tendrás un solo calendario que abarque todas tus áreas de responsabilidad, o un calendario separado para cada una de ellas. Google Calendar te permitirá tener varios calendarios y puede que descubras que es beneficioso tener uno para cada área de responsabilidad. Sin embargo, eso también añade un poco de complejidad, así que toma la decisión con cuidado. 

Plan de Acción: Crea un único calendario que abarque todas tus áreas de responsabilidad, o un calendario diferente para cada una de tus áreas de responsabilidad. 

Herramienta de comunicación: GMail 

Utilizo GMail como mi principal herramienta de comunicación, y normalmente accedo a ella a través de la aplicación Mail de Apple. El correo electrónico es una tecnología revolucionaria que se niega a aflojar sus garras de nuestras vidas y negocios, así que (aunque sin duda estaríamos mejor sin él) estamos atascados con él por el momento. 

La mejor manera que conozco de integrar profundamente las áreas de responsabilidad con el correo electrónico es utilizar la interfaz en línea de GMail y hacer uso de su función de etiquetas. He invertido mucho tiempo en establecer reglas (¡muchas reglas!) que etiquetan automáticamente los correos electrónicos a medida que llegan. Cuando llega un correo electrónico, se etiqueta según el remitente y se le pone la etiqueta de Negocio, Personal, Familia o de mi iglesia GFC. 

Uno de los inconvenientes de la aplicación Mail de Apple es que no muestra esas etiquetas, por lo que no me sirven de mucho cuando uso su aplicación. Así que sigo esperando que el correo electrónico desaparezca y mientras tanto me preocupo más por no permitir que domine mi vida que por incorporarlo profundamente en mi sistema. 

Tendré más que decir sobre el manejo del correo electrónico en un futuro próximo. 

Plan de Acción: Si es posible, configura tu correo electrónico para reflejar tus áreas de responsabilidad. 

Herramienta de gestión de tareas: OmniFocus

Uso OmniFocus como mi herramienta de gestión de tareas. Si eres usuario de Mac y estás comprometido con ser productivo, vale la pena invertir en el software (y, si eres un usuario avanzado, también lo vale la actualización a Pro). Sin embargo, OmniFocus viene con una curva de aprendizaje y tendrás que ser paciente mientras aprendes a usarlo bien. He instalado la aplicación en mi iPhone y en mi computadora, pero aún no he encontrado una razón convincente para usar la versión para iPad. Si no deseas gastar el dinero en OmniFocus o estás usando un PC, considera ToDoist (Things, es otra muy buena alternativa para los que usan Macs). Cualquiera que sea el sistema que elijas debería permitirte delinear claramente entre los proyectos que caen dentro de las diferentes áreas de responsabilidad, y también debería permitir la repetición (o recurrencia) de las tareas. 

 Configura OmniFocus (o ToDoist) de acuerdo con tus áreas de responsabilidad. En OmniFocus esto requiere entrar en el menú de los Proyectos y crear una carpeta para cada área de responsabilidad. 

 En ToDoist esto requiere crear un proyecto para cada una de las áreas de responsabilidad, y luego crear un subproyecto (usando la función de subordinación) para cada rol o proyecto. Como lo hago en Evernote, yo usaría la convención de nombres “Familia: Hogar”. 

 En el futuro te diré cómo usar tu software de gestión de tareas. Por hoy, sin embargo, centra tu atención en la configuración. 

Plan de Acción: Configura tu software de gestión de tareas para que refleje tus áreas de responsabilidad; crea un proyecto para cada función, deber o proyecto. 

Misceláneos 

Si necesitas otro tipo de herramientas de software, intenta configurarlas en función de tus áreas de responsabilidad. Por ejemplo, si utilizas Dropbox o un servicio similar para compartir archivos entre computadoras (o simplemente para mantenerlos en la nube), crea carpetas que coincidan con tus áreas de responsabilidad y organiza sus archivos en una de esas carpetas. También puedes ampliar el sistema a cualquier archivo en papel que necesites guardar. Recuerda el principio de la organización: Un lugar para todo y todo en su lugar. Lo que se parece va junto y junto todo lo que se parece. 

En el próximo artículo empezaremos a usar realmente todas estas herramientas.