Nota editorial: Este artículo pertenece a la serie Cómo ser productivo de Tim Challies, escrita originalmente en inglés y traducida para Soldados de Jesucristo.


A medida que continúo esta serie sobre cómo ser productivos, quiero recordarte nuestra definición de productividad: La productividad es administrar tus dones, talentos, tiempo, energía y entusiasmo de manera efectiva por el bien de los demás y para la gloria de Dios. Me gustaría abordar brevemente ese “bien de los demás y gloria de Dios” porque sé que puede ser un poco abstracto.

Permíteme confesar: Hacer el bien a los demás y darle la gloria a Dios no es algo en lo que pienso en todo momento. Cuando me siento a hacer trabajos para la iglesia, no pienso: “¿Cómo puedo glorificar a Dios en esto?” Cuando llevo a mi hijo a desayunar, no pienso: “¿Cómo puedo hacerle bien y glorificar a Dios durante la próxima hora?”. Tal vez debería, y probablemente tenga mucho espacio para crecimiento aquí. Pero lo que sí me aseguro de hacer es reservar momentos de reflexión, para en esos tiempos considerar y planificar cómo puedo hacer el bien a los demás y de esa manera glorificar a Dios. Estructuro mi vida y vivo dentro de un sistema de modo que, día a día y semana a semana, estoy ejecutando planes y proyectos que reflejan el tiempo que pasé considerando cómo hacer esas cosas buenas que le rinden gloria.

Gestión de tareas

Hoy quiero pasar al tema muy práctico de las herramientas de gestión de tareas porque representan el corazón de un sistema de productividad efectivo. La herramienta de administración de tareas es una herramienta que utilizas para almacenar y organizar tus tareas o acciones. Si bien cada una de las cuatro herramientas es importante, ninguna es más crucial para el funcionamiento del sistema que esta. Hay un sentido real en el que todas las demás herramientas son suplementarias, porque esta es la que determinará e impulsará tus acciones cada día.

Yo uso OmniFocus como herramienta de gestión de tareas. Aprecio su amplio conjunto de

características, su diseño atractivo, sus excelentes aplicaciones de escritorio y para iPhone, así como la forma en que complementa de manera cómoda cómo me gusta hacer las cosas. Sin embargo, la mayoría de los principios que estoy a punto de compartir también funcionarán con ToDoist o paquetes similares.

Vamos a hablar acerca de cómo conseguir que tu vida encaje dentro de un sistema de gestión de tareas, y cómo estructurar un flujo de trabajo básico.

Proyectos

No hay dos personas que usen OmniFocus exactamente de la misma manera, y la mayoría de las personas no lo usan exactamente de la misma manera durante mucho tiempo. Eso está bien. Te diré cómo lo uso, con la esperanza de que puedas usarlo como punto de partida y adaptarlo a tu vida y tus responsabilidades.

Si leíste el artículo anterior, confío en que ya has instalado tu herramienta de administración de tareas y has comenzado su configuración básica. Organizo OmniFocus de acuerdo con mis 5 áreas de responsabilidad: Personal, Familiar, Social, GFC [iglesia] y Negocios. Cada área de responsabilidad contiene lo que OmniFocus llama proyectos y estos proyectos representan mis roles, deberes y proyectos. Dentro de cada uno de estos proyectos de OmniFocus tengo una o más tareas. Estos son algunos ejemplos de esta jerarquía de área de responsabilidad → proyecto → tarea.

Área de Responsabilidad: Familia

  • Proyecto: Finanzas.Abierto: Nueva cuenta de ahorros.
  • Actualización: Presupuesto.
  • Investigación: Nueva póliza de seguro.
  • Proyecto: Hogar.
  • Registro: Keurig (cafetera).
  • Completo: Pintura para la cocina.
  • Comprar: Nuevo extintor.

Área de Responsabilidad: Negocios

  • Proyecto: G3 Conference.
  • Decidir: Texto para Predicar.
  • Preparar: Sermón.
  • Reservar: Vuelos.
  • Proyecto: Free Stuff Fridays.
  • Verificar: Patrocinador de esta semana.
  • Lanzamiento: Sorteo de esta semana.
  • Elegir: Los ganadores de esta semana.
  • Enviar: Ganadores al Patrocinador.

Área de Responsabilidad: Iglesia

  • Proyecto: Ministerio de Jóvenes Adultos.
  • Establecer: Fecha de la próxima reunión.
  • Decidir: Tema de la próxima reunión.
  • Proyecto: Reunión de Miembros.
  • Crear: Agenda de la Reunión de Miembros.
  • Discutir: Agenda con los ancianos.
  • Enviar: Orden del día a los miembros.

Agregar tareas

Cada vez que pienso en algo que debo hacer, o pueda querer hacer, inmediatamente lo agrego a mi bandeja de entrada de OmniFocus. La bandeja de entrada es un lugar para mantener tareas sin filtrar y sin clasificar, así que le agrego tareas indiscriminadamente. Debido a que OmniFocus está en mi computadora portátil, escritorio y iPhone, lo tengo conmigo en cualquier lugar donde vaya, y esto me permite ingresar elementos en el momento en que me acuerdo de ellos.

Siempre comienzo las tareas con un verbo seguido de dos puntos y luego una breve descripción. Lo hago principalmente para asegurarme de que estoy agregando solo tareas que requieren acción (y no, por ejemplo, información que se almacenaría mejor en Evernote). OmniFocus es el lugar para los verbos de la vida, mientras que Evernote (o cualquier otro sistema de información) es el lugar para los sustantivos de la vida. Mantengo las tareas lo más cortas posible, pero con suficiente información para recordar lo que necesito lograr (véanse los ejemplos anteriores).

Al menos una vez al día proceso todo en mi bandeja de entrada de OmniFocus, asegurándome de que llegue a la bandeja de entrada 0 (véase “Revisión diaria” a continuación). Para que un elemento salga de mi bandeja de entrada y encuentre su camino hacia el lugar adecuado, debe tener al menos dos informaciones: un proyecto y un contexto. Cada tarea se puede asignar a un solo proyecto y un contexto. Recuerda: Un lugar para todo y todo en su lugar.

● Proyecto. Un proyecto es una tarea (rol o deber) que requiere múltiples acciones. La forma en que uso los proyectos puede ser a corto plazo (Vacaciones de verano) o permanente (Finanzas familiares). Esto significa que algunos proyectos se completarán (Vacaciones de Verano, Cerrar Cuenta Bancaria) mientras que otros nunca lo harán (Finanzas Familiares, Cuidado Espiritual).

● Contexto. Un contexto es un lugar donde debes estar, una herramienta que debes tener disponible, una persona con la que debes estar o una hora programada en la que debes estar, para completar esa tarea. Los contextos son quizás la característica más abstracta y debatida de OmniFocus, pero son tremendamente útiles si te comprometes a usarlos. Sin embargo, si tu software de administración de tareas no admite contextos, no te desesperes; solo estará bien con proyectos.

Hay otra información opcional que puedes agregar además del proyecto y el contexto.

● Fecha de entrega. Esta es una fecha en la que debo tener la tarea completada.

● Aplazar fecha. Esta es una fecha que “activará” la tarea; si establezco una fecha de aplazamiento, la tarea permanecerá atenuada hasta que llegue esa fecha. Por ejemplo, quiero recordar pedir entradas para conciertos, pero no salen a la venta sino hasta el 1° de diciembre, así que aplazo la tarea hasta el 1° de diciembre ya que no puedo tomar medidas al respecto antes de esa fecha.

● Repetir. Esto indica si una tarea o proyecto se repetirá y con qué frecuencia. Se puede completar una tarea repetida, pero luego volver a aparecer en un horario predeterminado. Por ejemplo, todos los miércoles necesito recordar enviar una lista de citas a Kate para que pueda crear gráficos para ellas, por lo que aparece una nueva versión de esa tarea cada miércoles por la mañana.

Acción: Seguir adelante y empezar a añadir algunas tareas. Comienza con algunas simples e intenta agregar algunas tareas repetitivas allí también.

Revisión diaria (Coram Deo)

Para administrar bien tu tiempo, necesitas saber cuáles son las posibles tareas para un día determinado, y necesitas saber qué hora está disponible para ti. Una vez que tengas esa información a la mano, puedes comenzar a encajar tareas en tu día como piezas en un rompecabezas. Por esa razón, el sistema depende absolutamente de revisiones regulares: revisiones cortas que son diarias y tácticas, y revisiones semanales que son más largas y estratégicas. Déjame contarte sobre mi revisión diaria; cubriremos la revisión semanal en otro momento.

Cada mañana, antes de hacer mucha cosas, abro OmniFocus y realizo una revisión diaria a la que me refiero como mi coram deo (más información). Lo hago después de completar mis devociones personales, pero antes de comenzar mi día de trabajo y antes de mirar mi

correo electrónico. El propósito de esta revisión es considerar todos mis proyectos, deberes y citas, y elegir en oración las tareas que recibirán mi atención ese día.

La revisión diaria es táctica, lo que significa que estoy mirando principalmente a corto plazo. No estoy elaborando estrategias ni tomando una visión amplia de la vida, sino simplemente pensando en cómo usar mejor las 10 o 12 horas que están delante de mí.

La revisión diaria consta de estas 6 acciones:

  • [Concentrarse] Orar
  • [Aclarar] Llevar: Bandeja de entrada de OmniFocus a 0.
  • [Actualizar] Revisar: Calendario y alertas.
  • [Actualizar] Revisar: Contexto de espera.
  • [Actualizar] Revisar: Pronóstico para los próximos 7 días.
  • [Avanzar] Marcar: Las principales tareas de hoy.

Déjame contarte un poco sobre cada uno de ellos.

[Concentrarse] Orar. Hago una pausa para orar, entregando el día al Señor y pidiéndole que me ayude a usarlo para su gloria. Pido sabiduría para saber lo que debo hacer y gracia para hacerlo bien. En la nota para esta tarea también he copiado y pegado una línea R.C. Sproul: “Vivir coram Deo es vivir toda la vida en la presencia de Dios, bajo la autoridad de Dios, para la gloria de Dios”. Quiero estructurar mi día para hacer eso mismo.

[Aclarar] Llevar: Bandeja de entrada OmniFocus a 0. Voy a mi bandeja de entrada de OmniFocus y la ordeno asignando un proyecto y contexto a cualquier elemento allí. Cuando sea posible, también asigno una fecha de vencimiento y diferimiento. Esto asegura que no he pasado por alto ninguna tarea que podría necesitar mi atención en el día que tengo por delante.

[Actualizar] Revisar: Calendario y alertas. Abro mi calendario y busco las reuniones o citas que tengo para hoy o mañana. Compruebo cada uno de ellos para asegurarme de que he establecido las alertas apropiadas. Este paso me dice cuánto tiempo tengo disponible para completar las tareas.

[Actualizar] Revisar: Contexto de espera. El contexto de espera son los elementos de tareas pendientes cuya próxima acción depende de otra persona (te contaré más sobre esto en el futuro). Reviso este contexto a diario para ver si alguna de estas tareas se completó o avanzó de otra manera para que ahora pueda tomar medidas al respecto nuevamente.

[Actualizar] Revisar: Pronóstico para los próximos 7 días. Abro la perspectiva de pronóstico en OmniFocus y le doy un breve vistazo a todas mis tareas a través de los próximos 7 días, buscando los plazos que se aproximan.

[Avanzar] Marcar: Las principales tareas de hoy. Mientras miro el contexto de espera y el pronóstico, empiezo a determinar qué tareas intentaré realizar hoy. Ahora paso por las tareas y marco cualquier cosa que me comprometo a hacer hoy. Por lo general, esto consiste de artículos cuya fecha de entrega es hoy, pero también puede ser artículos con fechas días o incluso semanas por delante, dependiendo del tiempo que tenga disponible. También puedo ajustar las fechas de vencimiento para los artículos que pueden esperar a otro día.

Esta revisión toma solo 5 o 6 minutos. Al final, he analizado todas las cosas que podría hacer en el día y he seleccionado las que realmente haré, o planeo hacer, al menos. Son 4 o 5 minutos bien invertidos.

Flujo de trabajo

Luego todo se reduce a realmente hacer las cosas.

Hay dos pantallas en OmniFocus que llaman la mayor parte de mi atención. Durante todo el día estoy viendo la perspectiva Hoy de OmniFocus que muestra todas mis tareas marcadas agrupadas por contexto. Luego, a lo largo del día me encuentro en diferentes contextos, y aquí es donde la perspectiva de contexto de OmniFocus es tan útil.

A menudo comienzo mi día con el tiempo que he bloqueado para el trabajo creativo. Puedo ver mi OmniFocus GFC: contexto creativo, ver mis tareas marcadas y trabajar en esas. Esto puede ser preparar el sermón para el próximo domingo, o preparar el contenido para la próxima reunión de jóvenes adultos. Si los completo todos, puedo pasar a algunas de las tareas no marcadas. Luego tendré una reunión de ancianos, y puedo ver el contexto de mi GFC: Reuniones de ancianos y traer cualquiera de esos temas a la atención de los otros ancianos. Cuando regreso a casa, puede que tenga algún tiempo de inactividad inesperado en mi escritorio, así que puedo mirar mi Negocio: contexto de administración y ver si hay alguien esperando para recibir una respuesta mía sobre una conferencia.

Todo el tiempo estoy realizando tareas, marcándolas como completas y pasando a la siguiente. Pocas cosas son más satisfactorias que hacer clic en el círculo “completo” y ver esa tarea desaparecer.

Permíteme concluir con esto: ¿Ves cómo el sistema comienza a mantenerse en marcha? Hay una inversión inicial en aprender las herramientas y configurarlas. Hay una pequeña cantidad que requiere ser invertida en mantenimiento. Pero una vez que el sistema está en su lugar, es muy poderoso y comienza a impulsar la acción. ¡Todo lo que necesitas hacer es comprometerte con ella!