Nota editorialEste artículo pertenece a la serie Cómo ser productivo de Tim Challies, escrita originalmente en inglés y traducida para Soldados de Jesucristo.


Hoy continúo mi serie sobre productividad, y voy a comenzar con un breve resumen. Comencé la serie explicando qué es la productividad y por qué importa, luego hice que miraras tu vida desde una perspectiva muy general para poder dividirla en áreas de responsabilidad. Una vez que definiste esas áreas de responsabilidad, enumeraste roles y proyectos específicos dentro de cada una de ellas, y trabajaste en algunas breves declaraciones de misión. Luego llegó el momento de mirar las herramientas, y de entender la organización y los sistemas. En el último artículo proporcioné algunas orientaciones básicas sobre la configuración del software de administración de tareas. Hoy quiero avanzar solo un poco hacia la gestión de la información. 

Una herramienta de gestión de la información se utiliza para recopilar, administrar y acceder a información importante. Si necesitas recordar o acceder a información en el futuro, usa esta herramienta. Si la herramienta de gestión de tareas es el corazón de un sistema de productividad, la herramienta de gestión de la información es el cerebro, la memoria. Si requiere acción, entra en la gestión de tareas; si se trata de información que necesitarás en el futuro, entra en la gestión de la información. La gestión de tareas es para los verbos de la vida, mientras que la gestión de la información es para los sustantivos de la vida. 

Recomiendo Evernote como una poderosa herramienta para la gestión de la información. Evernote está disponible para casi todas las plataformas y todos los dispositivos móviles. Es gratis, pero con una opción premium para aquellos que buscan algunas funcionalidades adicionales. 

Cuadernos 

Si has leído e implementado el artículo sobre herramientas, ya deberías haber instalado Evernote y realizado una configuración básica. Te recomiendo que organices Evernote de acuerdo con tus áreas de responsabilidad. En mi caso, esto significa que la estructura organizativa básica de Evernote es esta: Personal, Familiar, Social, GFC [iglesia] y Negocios. Tengo una pila de cuadernos para cada una de esas áreas. Cada pila de cuadernos contiene lo que Evernote llama cuadernos y tengo un cuaderno para cada uno de mis roles, tareas y proyectos. Dentro de cada uno de estos cuadernos tengo una o más notas. Estos son algunos ejemplos de esta jerarquía en el área de la pila de cuadernos → cuaderno → nota. 

Pila de cuadernos: Familia 

Cuaderno: Finanzas 

  • Septiembre Estado de cuenta de la tarjeta de crédito (un archivo PDF que descargué de mi banco) 
  • Cómo obtener el máximo valor de Aeroplan de Air Canada (un artículo que recorté de un sitio web) 
  • Informe de crédito (un PDF que contiene mi puntuación de crédito más reciente y el informe) 

Cuaderno: Vacaciones 

  • El mejor día para comprar boletos de avión (un artículo que recorté de un sitio web) 
  • Reserva del hotel (copia de la confirmación del hotel) 
  • 2015 Ligonier National Pre-Conference (Información sobre mis funciones en la conferencia de Ligonier que nos dio una excusa para ir a Florida) 

Pila de cuadernos: GFC 

  • Cuaderno: Pregnancy Care Centre
  • Actas de la reunión de la Junta de PCC (un documento de Word enviado por el secretario de la junta) 
  • Cumplimiento de la legislación antispam o(un artículo que recorté de un sitio web) 
  • Presupuesto 2014 (una hoja de cálculo de Excel)
  • Cuaderno: Planificación del servicio dominical
  • 2 de noviembre de 2014 (una nota compartida entre los pastores y el líder de adoración en la que compartimos ideas y planes para el servicio de este domingo) 

Una vez más, la estructura de Evernote es simple e intuitiva: las notas se combinan para hacer cuadernos, y los cuadernos se combinan para hacer pilas de cuadernos. En muchos casos, mis cuadernos de Evernote coinciden con mis proyectos OmniFocus. Tengo un proyecto de OmniFocus llamado Young Adults que contiene cualquier acción que deba tomar relacionada con el Ministerio de Jóvenes Adultos; también tengo un cuaderno de Evernote llamado Young Adults que contiene cualquier información que necesite mantener, relacionada con el Ministerio de Jóvenes Adultos. 

Organizando Evernote 

Evernote es muy adaptable y puedes usarlo de diferentes maneras a la vez que obtienes un gran beneficio. Existen dos filosofías generales sobre la organización de la información: usar etiquetas o usar cuadernos y pilas de cuadernos. Ninguno de los dos es mejor que el otro y ambos tienen sus puntos fuertes. Los cuadernos te permiten encontrar información haciendo clic en la jerarquía de pilas de cuadernos, cuadernos y notas. Las etiquetas, por otro lado, se especializan en lo que te permite encontrar información mediante la búsqueda. Es importante tener en cuenta que, si bien cada nota puede estar en un solo cuaderno, puede contener varias etiquetas. 

Prefiero el primer enfoque en el que puedo confiar en los cuadernos. Sin embargo, también agrego etiquetas como datos complementarios cuando tenga sentido hacerlo. 

Si configuras Evernote de la manera que lo hago, tendrás que asegurarte de añadir al menos una pequeña cantidad de información a cada nota que crees. Debes: Poner cada nota dentro de un cuaderno. Puedes: Añadir una etiqueta a cada nota. Cualquier otra cosa que hagas con tus notas, asegúrate de archivar cada una de ellas en un cuaderno apropiado siguiendo el conocido lema: Un lugar para todo y todo en su lugar. Lo que se parece va junto y junto todo lo que se parece. Si tienes 20 notas sobre aquell nuevo automóvil que estás investigando, ponlas 

todas en el mismo cuaderno; si tienes 5 notas sobre las próximas vacaciones, ponlas todas en el mismo cuaderno. 

No hay nada de malo en comenzar con poco, comenzar lento y construir un sistema que funcione bien para ti. Prueba los cuadernos y prueba las etiquetas y mira qué encaja mejor con tu vida y tu mente. La única regla que absolutamente debes seguir es hacer algo con todo. Debe haber alguna manera de que cada bit de información tenga un lugar y que cada bit de información se almacene con información similar. 

Agregar información 

Las fortalezas de Evernote son capturar, archivar y recuperar información, casi todo tipo de información. Evernote tiene potentes capacidades de captura de información. Puedes: 

  • Reenviar correos electrónicos desde su cuenta de correo electrónico 
  • Utilizar la aplicación móvil para escanear recibos o documentos 
  • Usar el micrófono de tu computadora o teléfono móvil para dejar notas de voz 
  • Utilizar el web clipper para capturar el contenido de cualquier página web 
  • Utilizar el web clipper para capturar todas tus notas y textos resaltados en Kindle (ver aquí) 
  • Utiliza la cámara de tu teléfono móvil para añadir imágenes 
  • Utiliza la aplicación Skitch para capturar cualquier información en tu pantalla 
  • Añade documentos PDF, Word o Excel 

Y eso solo es el comienzo. Puedes manejar casi cualquier tipo de datos que te arrojen. En muchos casos, puedes indexar esos datos y hacerlos buscables. 

Una de las cosas que debes saber sobre Evernote es que cuanto más te comprometas a usarlo, y cuanta más información le arrojes, más poderoso será. Un compromiso a medias proporciona resultados mediocres, mientras que un compromiso completo proporciona resultados mucho más sustanciales. No te rindas demasiado rápido y no lo uses con moderación. 

Flujo de trabajo 

Permíteme terminar con solo una breve palabra acerca de mi flujo de trabajo de Evernote. Cada vez que me encuentro con información que pueda querer conservar o recordar, la agrego a Evernote. No lo dejo en mi bandeja de entrada de correo electrónico y no lo dejo en la carpeta de “descargas” de mi computadora. En su lugar, lo agrego a un cuaderno llamado Bandeja de entrada, el lugar en Evernote que contiene notas sin filtrar y sin clasificar. Al menos una vez a la semana, como parte de mi revisión semanal, llevo mi bandeja de entrada de Evernote a 0. Para hacer esto, elimino las notas que ya no quiero y archivo las notas que quiero conservar. Archivarlas es tan simple como agregar las etiquetas apropiadas (opcional) y moverlas al cuaderno correcto (obligatorio). 

Cuando quiero acceder a la información, hago clic en la pila y el bloc de notas correctos, o realizo una búsqueda. Cuanto mejor uses la función de búsqueda de Evernote, mejor podrás 

encontrar la información archivada. 

Y es así de simple. Si sigues este artículo y el anterior, ahora tienes la información en el lugar adecuado y las tareas en el lugar apropiado. Vas por buen camino hacia una vida productiva y organizada. Próximamente dedicaré un artículo a cómo luce un proceso de revisión semanal.