Nota editorial: Este artículo pertenece a la serie Cómo ser productivo de Tim Challies, escrita originalmente en inglés y traducida para Soldados de Jesucristo.


Durante las últimas dos semanas he estado trabajando en una serie titulada “Cómo ser productivos“. Continúo esa serie hoy. He pasado las primeras partes de la serie tratando de establecer una base sólida para el resto. Aunque es tentador saltarse directamente a las partes divertidas, hay que reconocer que la productividad verdadera y duradera dependerá de dar unos pasos iniciales. 

Hoy, por fin, llegamos a una de las partes divertidas: cómo elegir herramientas. Como cualquier otro trabajo, el trabajo de la productividad requiere herramientas.  

Cuando dependes de herramientas, necesitas asegurarte de que estás usando las mejores herramientas. Un médico probablemente puede hacer una cirugía con un cuchillo de cocina si lo necesitara, pero todos preferimos que nos abra con un bisturí, y uno de muy alta calidad. Puedes salir a tu patio y cortar un árbol con una palanca, pero harás el trabajo mejor y más rápido si usas un hacha. El punto es que mucha gente trata de hacer su trabajo con herramientas que no son adecuadas para la tarea. En gran medida, tu productividad depende de identificar y encontrar las mejores herramientas para el trabajo, y luego crecer en tu habilidad en manejarlas. 

En cuanto a la productividad, hay una colección de herramientas que pueden ayudar mucho. 

  • Herramientas de información. Las herramientas de información te permiten reunir, archivar y acceder a información importante.  
  • Herramientas de programación. Las herramientas de programación te permiten organizar tu tiempo y te avisan con antelación de los eventos importantes.  
  • Herramientas de comunicación. Las herramientas de comunicación te permiten comunicarte, y permiten archivar así como acceder a tus comunicaciones previas. Herramientas de gestión de tareas. Las herramientas de gestión de tareas te permiten capturar y organizar tus cosas pendientes.  

Casi todas estas herramientas tienen variantes físicas y electrónicas. Por ejemplo, pueden comunicarse por correo postal (la variante física) o por correo electrónico (la variante electrónica). Mi atención se centrará en el lado electrónico de las cosas. 

Herramientas de información

Las herramientas de información permiten recopilar, archivar y acceder a información importante. No hace mucho tiempo estos eran archivadores llenos de carpetas y pedazos de papel. Sin embargo, hoy en día, las mejores herramientas de información le permiten archivar toda (o la mayoría) de su información electrónicamente. Usando estas herramientas, puedes unirte al movimiento sin papeles y eliminar tus archivadores y todos esos molestos trozos de papel por completo.  

Confío en Evernote como mi herramienta de información. Evernote es un poderoso software que te permite capturar casi todo tipo de información. Una vez que la información es capturada, se archiva e indexa y está lista para su uso futuro. Evernote se instala en casi todos los equipos informáticos (Mac, PC, teléfonos móviles, tabletas, etc.) y puede estar contigo dondequiera que vayas y hagas lo que hagas.  

Consejo: El principio organizador aquí, como todo en la vida, es éste: un hogar para cada cosa, y cada cosa va con lo suyo. Más adelante hablaré más sobre esto. 

Herramientas de programación

Las herramientas de programación te permiten organizar tu tiempo, y te avisan antes de los eventos importantes. Estas herramientas (menos las alertas) solían ser los calendarios que colgaban en la pared, pero hoy en día hay calendarios electrónicos increíblemente poderosos.  

Confío en Google Calendar como mi herramienta de programación, aunque en realidad accedo a él a través del calendario de mi Mac. Hago esto por dos razones: Primero, mejora la vista de la web de Google y, segundo, trato de evitar usar mi navegador tan a menudo como puedo, ya que cada vez que abro un navegador me tienta a perder el tiempo. Utilizo este calendario para mostrar todos los eventos de mi vida y, a través de la función de alertas, lo uso para avisarme de cualquier reunión o cita pendiente.  

Consejo: Comienza cada día revisando todas las citas de ese día y del día siguiente, asegurándote de que se han establecido las alertas apropiadas.  

Herramientas de comunicación 

Las herramientas de comunicación le permiten comunicarse, y permiten archivar y acceder a sus comunicaciones anteriores. Estas pueden incluir una serie de herramientas diferentes como el correo electrónico, los mensajes de texto y los buenos y antiguos faxes o correo postal. Mi enfoque, sin embargo, está en lo electrónico que, desafortunadamente, significa correo electrónico. El correo electrónico es una herramienta muy pobre en muchos sentidos, pero una con la que estamos atascados por el momento.  

Uso Gmail como mi principal herramienta de comunicación, aunque accedo a ella a través de Apple Mail. Una vez más, mejora la vista de la web de Google y me impide usar mi navegador para cualquier otra cosa que no sea navegar, reduciendo así una tentación de pérdida de tiempo.  

Consejo: A menos que sea absolutamente necesario, cierra el correo electrónico excepto cuando realmente escribes o respondes a los correos electrónicos. 

Herramientas de gestión de tareas

Las herramientas de gestión de tareas le permiten capturar y organizar sus elementos de tareas. Necesitamos hacer una pausa por un momento aquí para notar las importantes diferencias entre estas herramientas y sus otras herramientas: Las herramientas de comunicación son para la comunicación (no para las tareas o la información); las herramientas de información son para capturar y organizar la información (no para las tareas pendientes); las herramientas de gestión de tareas son para capturar y organizar tus tareas o las de tus compañeros (no tu información). Demasiada gente se equivoca aquí y trata de hacerlo todo con una herramienta, incluso cuando esa herramienta está muy mal adaptada a la tarea. Una de las peores cosas que puedes hacer en contra de tu productividad es utilizar el correo electrónico como solución de gestión de tareas, o utilizar el correo electrónico para capturar y organizar información importante. ¡Encuentra la mejor herramienta para el trabajo y úsala de la mejor manera! 

Uso OmniFocus  como mi herramienta de gestión de tareas porque es incomparable en su poder. Sin embargo, es sólo para Mac, por lo que los usuarios de PC u otros necesitarán una herramienta diferente (recomiendo Todoist ). Una de las claves aquí es asegurar que esta herramienta esté disponible para ti casi todo el tiempo. Si tienes un teléfono móvil, encuentra una solución que tenga una aplicación móvil. Y luego asegúrate de que lo que captures aquí no sea información (sustantivos) sino tareas (verbos). 

Consejo: No lo recuerdes, captúralo. 

Voy a añadir una última categoría de herramientas que pueden ser especialmente útiles en un mundo digital demasiado distraído: las herramientas de autocontrol. 

Herramientas de autocontrol

Las herramientas de autocontrol permiten “externalizar” el autocontrol en aquellas áreas en las que se tiene la tentación de utilizar mal el tiempo. Éstos pueden interrumpirte cuando intentes visitar ciertos sitios web, pueden rastrear el uso de tu ordenador y enviar informes, o pueden bloquear tu navegador en determinados momentos.  

Utilizo Toggl de vez en cuando para hacer un seguimiento de mi uso del tiempo, y utilizo Nanny for Chrome  y/o WasteNoTime para Safari para bloquear ciertos sitios en determinados momentos. 

Consejo: Determina las herramientas que utilizarás en las siguientes categorías: Información, programación, comunicación y gestión de tareas. 

He descrito las diferentes categorías de herramientas que necesitarás y te he dicho cuáles uso. En la próxima entrega describiré cómo hacer que todas estas herramientas trabajen juntas en un poderoso sistema que te permitirá no sólo hacer las cosas, sino también hacer las cosas correctas y mejores.